Metropoliplan

MEP ist explizit für das öffentliche Zeugnisgeben in Ballungszentren entwickelt worden. Es ermöglicht die Koordination sehr vieler Verkündiger über mehrere Versammlungen hinweg. Dabei spielt es keine Rolle ob 100, 1000 oder noch mehr Verkündiger teilnehmen. Darüber hinaus eignet es sich für die Organisation von Projekten in Touristengebieten wie z.B. den Küstentrolley oder auch den Fernfahrer-Dienst.

Für die Einteilung von Trolleys auf Versammlungsebene eignen sich andere Lösungen besser wie z.B. Google Sheets oder Excel Online.

Der Koordinator sowie seine Helfer können als Administratoren beliebig viele Teilnehmer in Einsätze einteilen. Dabei wird dafür gesorgt, dass immer einem Teilnehmer die Teamleitung übertragen wird. Die Zuteilung eines Einsatzes richtet sich primär nach Ort, Zeit und Verfügbarkeit der Teilnehmer. Zusätzliche Informationen wie Dienstvorrechte des Verkündigers oder spezielle Anforderungen an das jeweilige Gebiet können ebenfalls erfasst werden. In manchen Gebieten muss z.B. aus Sicherheitsgründen immer ein Bruder einen Einsatz begleiten oder ein Auto ist zwingend erforderlich.

Jeder Verkündiger bekommt ein eigenes Konto mit dem er sich selbstständig an- und abmelden kann. Auf seiner persönlichen Startseite findet er alle wichtigen Informationen zu seinen Einsätzen. Er kann sich selbst bewerben, Bewerbungen wieder zurückziehen oder sich als Ersatz zur Verfügung stellen. Wenn gewünscht, werden die zugeteilten Einsätze automatisch in den persönlichen Kalender übertragen, ansonsten wird er ausschließlich per Email benachrichtigt.

Als zusätzliches Feature könnt ihr die automatische Planung den Großteil der Arbeit erledigen lassen. Dabei handelt es sich um einen Optimierungsalgoritmus, der unter Berücksichtung eurer lokalen Kriterien einen fertigen Vorschlag für die Zuteilung erstellt.

MEP sorgt dafür, dass die Teamleiter über jeden abgeschlossenen Einsatz einen kurzen Bericht erstellen. Diese Daten helfen euch zu bewerten, ob eine bestimmte Route effektiv ist, den Bedarf an Literatur zu planen und um Monatsberichte für das Zweigbüro vorzubereiten.

MEP erleichtert auch die Kommunikation mit euren Teilnehmern. Neuigkeiten können auf der Startseite angezeigt sowie Dokumente mit allen geteilt werden und Teilnehmer können positive oder negative Erfahrungen an euch berichten.

Dieser kurze Überblick soll die Entscheidung erleichtern, ob MEP das richtige Hilfsmittel für euer Gebiet ist. Ausführliche Erklärungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen der einzelnen Prozesse findet ihr im Folgenden.

Alles beginnt damit, dass der Planer (der Koordinator oder einer seiner Helfer) einen Zeitabschnitt (z.B. eine Woche) in der Zukunft zur Planung freigibt. Dafür legt er im Planungskalender fest, wann Trolleyschichten stattfinden sollen (z.B. Montag 8.00-10:00 Uhr; Dienstag 9:00-11:00 Uhr, usw.). Danach gibt er diese zur Planung frei, das bedeutet, die Teilnehmer werden darüber benachrichtigt und können sich für einzelne Schichten bewerben. Wie weit im Voraus er das machen möchte, bleibt dem Planer selbst überlassen. Das kann für die nächste Woche oder den nächsten Monat sein. Genauso wie die Enstscheidung, ob man eine Woche plant oder z.B. gleich zwei am Stück. Sobald das erledigt ist, kann er sich erstmal entspannt zurücklehnen und die freigewordene kostbare Zeit mit seinem Bibelleseprogramm versüßen, denn jetzt liegt es an den Teilnehmern sich für die einzelnen Schichten zu bewerben.

Der teilnehmende Verkündiger bekommt eine E-Mail sowie eine Benachrichtigung auf seiner persönlichen Startseite bei MEP, dass eine neue Woche zur Bewerbung freigegeben wurde. Nach gewissenhafter Überlegung kann er sich jetzt für die Schichten bewerben, an denen er teilnehmen möchte.

Schon die Überschrift klingt spannungslos und um ehrlich zu sein, der Text darunter reißt es nicht raus. Trotzdem bitten wir euch von Herzen, diesen Punkt nicht einfach zu überfliegen. Denn aus der Erfahrung hat sich gezeigt, dass es gerade hier zu vielen Missverständnissen kommt. Der Begriff Schicht bezeichnet nur den Zeitraum in dem der Trolleydienst stattfinden soll z.B. Montag 8:00-10:00 Uhr. Die Route bezeichnet wo er stattfinden soll z.B. Route Bahnhof. Aus diesen beiden Bausteinen ergibt sich der Einsatz. In manchen Gebieten kommt noch zusätzlich als dritter Baustein die Sprache dazu. Ein einfaches Beispiel könnte so aussehen:

Im System existieren zwei Routen: Bahnhof und Marktplatz.

Bruder Müller bewirbt sich nun für die Schicht am Montag morgen von 8.00-10:00 Uhr.

Jetzt kann Bruder Müller entweder zum Einsatz "Marktplatz von 8:00-10:00 Uhr" oder zum Einsatz "Bahnhof von 8:00-10:00 Uhr" zugeteilt werden.

Die Kombination aus Schicht und Route nennen wir "Einsatz".

Wie schon erwähnt, könnte das bei Bedarf noch um die Sprache erweitert werden. Dann sähe sein Einsatz so aus: Montag morgen von 8:00-10:00 Uhr am Bahnhof in spanisch.

Wenn der Planer alle Bewerbungen erhalten hat, kann er anfangen, die einzelnen Einsätze der Verkündiger zuzuteilen. Er sieht für jede Schicht, wer sich beworben hat. Aus dieser Liste wählt er jeweils die nötige Anzahl Brüder und Schwestern aus, um die Teams zu bilden. Neben dem Namen findet der Planer weitere Informationen über den Verkündiger wie Geschlecht, Dienstamt und ob er oder sie die Aufgabe des Teamleiters übernehmen kann. Das ist sehr hilfreich zu wissen, denn wenn kein Teamleiter zur Verfügung steht, kann der Einsatz nicht stattfinden. Sobald der Planer für jede Schicht Einsätze zugeteilt hat, schließt er den Vorgang mit der Veröffentlichung der Planung ab. Jetzt bekommen alle Verkündiger eine Benachrichtigung auf ihrer persönlichen Startseite bei MEP, zusätzlich per E-Mail und wenn sie es so konfiguriert haben, erscheinen ihre Einsätze in ihrem persönlichen Kalender.

Nachdem alle pünktlich erschienen sind und einen schönen Dienst hatten, ist der Kernprozess fast abgeschlossen. Jetzt fehlt nur noch der Bericht. Diesen verfasst der Teamleiter nach jedem Einsatz. Darin erwähnt er die abgegebene Literatur, wie viele Trolleys im Einsatz waren, die Dauer des Einsatzes sowie ob alle Teilnehmer anwesend waren.

Völlig unabhängig vom Einsatzbericht des Teamleiters, haben die Verkündiger jederzeit die Möglichkeit, positive oder negative Erfahrungen an das Koordinationsteam zu berichten. Sollte es z.B. auf einer bestimmten Route wiederholt zu Problemen mit Ladenbesitzern oder Behördenvertretern kommen, kann der Koordinator die nötigen Schritte unternehmen. Dass positive Erfahrungen grundsätzlich bevorzugt werden, versteht sich von selbst.

Zu Beginn findet ihr eine komplett freie Woche vor. Jetzt könnt ihr festlegen, wann Schichten stattfinden sollen. Dabei geht es nur um den Zeitraum, also an welchem Tag, um welche Uhrzeit und wie lange die jeweiligen Schichten dauern sollen. Jede Schicht muss einzeln angelegt werden. Dafür geht man mit der Maus in den Kalender, klickt auf die Startuhrzeit und zieht sie der gewünschten Dauer entsprechend nach unten z.B. Montag 10:00 Uhr - 13:00 Uhr.

Die erfolgreich angelegte Schicht ist jetzt orange schraffiert. In diesem Zustand ist sie im Entwurfsmodus d.h. niemand kann sie sehen außer dem Planer selbst. In dieser Weise wird die ganze Woche geplant, bis sie zum Beispiel so aussieht:

Wenn ihr mit der Planung zufrieden seid, gebt ihr die Woche zur Bewerbung frei. Dafür klickt ihr rechts oben in der blauen Leiste auf das Kontextmenü (das sind die drei Punkte übereinander (⋮) ). Es erscheint das Feld: "Woche freigeben"

Sobald ihr das angeklickt habt, werden alle Verkündiger per E-Mail benachrichtigt, dass eine neue Woche zur Verfügung steht. Jetzt verschwindet die Schraffierung und die Schichten sind einheitlich orange gefärbt. Das bedeutet, dass sie für alle Teilnehmer sichtbar sind und sie sich dafür bewerben können.

Ihr werdet sehen, nachdem man es ein paarmal gemacht hat, gelingt es wirklich schnell und mühelos.

Gewöhnlich kommt das Beste zum Schluss und das soll auch hier so sein. Denn wenn die Schichten immer zur gleichen Zeit stattfinden (und im Regelfall tun sie das), ist es nicht nötig, diese ganze Arbeit jede Woche neu zu machen. Ihr könnt mit einem Klick die vorherige Woche als Vorlage nehmen und in die aktuelle Woche kopieren.

Dafür muss aber die vorherige Woche angelegt worden sein. Wenn ihr jetzt die neue weiße Woche vor euch habt, geht ihr direkt auf das Kontextmenü rechts oben und es erscheint das Feld: "Schichten importieren".

Schon ist die ganze Woche geplant und ihr könnt sie direkt freigeben oder gegebenenfalls Änderungen per Hand vornehmen wenn z.B. wegen eines Feiertages, einer Demonstration, o. Ä. der Plan geändert werden muss.

Jetzt wechseln wir kurzzeitig die Perspektive um zu sehen, was beim Verkündiger passiert. Per E-Mail wurde er benachrichtigt, dass eine neue Woche zur Bewerbung freigegeben wurde.

Im Bewerbungskalender findet er die zur Auswahl stehenden Schichten, die zu diesem Zeitpunkt noch grau gefärbt sind. Um sich zu bewerben, klickt der Verkündiger in der jeweiligen Schicht auf "Bewerben". Die Farbe wechselt jetzt von grau zu grün schraffiert.

Damit ist seine Arbeit getan und es bleibt ihm nur noch, geduldig darauf zu warten, dass er vom Planer den Einsätzen zugeteilt wird.

Falls er seine Bewerbung zurückziehen möchte, weil er sich vertan hat oder lediglich die Katze über die Tastatur gelaufen ist, klickt er einfach in der betreffenden Schicht auf das Feld "Bewerbung zurückziehen".

Das runde Verbotszeichen auf einigen Schichten bedeutet, dass sie in der Vergangenheit liegen oder vom Planer geschlossen wurden. Für diese Schichten ist keine Aktion möglich.

In der Zwischenzeit sind alle Bewerbungen beim Planer eingetroffen und er kann damit beginnen, die Einsätze zuzuteilen. Dieser Prozess nimmt ein bisschen Zeit in Anspruch und verlangt auch etwas Konzentration. Am besten sucht ihr euch ein ruhiges Plätzchen, stellt etwas Nervennahrung bereit und sorgt, sofern gewünscht, für animierende Musik. Bewährt haben sich hier die Besonderen Lieder. Zu Beginn eignen sich Titel wie: "Lass dich drauf ein", "Hab keine Angst" oder "Lass dir Zeit und entscheide weise". Um zwischenzeitlich weder die Motivation noch die gute Laune zu verlieren, empfehlen wir: "Gib jetzt nicht auf" und "Sei mutig und stark". Und für den Endspurt wären Lieder wie "Zum Greifen nahe" und "Wie schön wird es sein" geeignet. Die vollständige Playlist gibt’s natürlich auf jw.org.

Im Wochenplaner sieht der Planer auf einen Blick wie viele Verkündiger sich für eine Schicht beworben haben, sowie die Anzahl der geplanten Einsätze (die steht am Anfang logischerweise auf 0, denn diese Arbeit steht ihm ja jetzt noch bevor).

Jede Schicht muss einzeln geplant werden. Dafür klickt er die betreffende Schicht an (z.B. Montag 8.00 - 10:00 Uhr), woraufhin sich rechts ein Detailbereich zu dieser Schicht öffnet. Darin findet er den Bewerbungsstatus, den Zuteilungsstatus, die Anzahl der Bewerbungen, auf welchen Routen Einsätze möglich sind und die Möglichkeit, diese Schicht abzusagen.

Als erstes sucht er die Route aus, auf der der Einsatz stattfinden soll.

Sobald er drauf geklickt hat, erscheint ein Fenster mit der Information dass der Einsatz noch deaktiviert ist. Damit es losgehen kann, muss er ihn aktivieren und es erscheint die Zuteilungsansicht.

Auf der linken Seite findet er die Bewerber nach den drei Routenpräferenzen gruppiert:

Diese Funktion ist optional und kann, wenn nicht erforderlich, abgeschaltet werden.

Um einen zweckmäßigen und gleichzeitig gerechten Plan zu erstellen, erhält der Planer zu jedem Verkündiger folgende Informationen:

Der Verkündiger wird dem Einsatz zugeteilt, indem man auf den grauen Pfeil am Ende der Zeile klickt. Jetzt wird er auf die rechte Seite verschoben und ist Teil des Teams für diesen Einsatz. Um ihn wieder rauszunehmen, klickt man auf das x ganz rechts und er wandert wieder auf die linke Seite. Das x bedeutet nicht, dass seine Bewerbung gelöscht wird.

Auf diese Weise kann jetzt ein Team für diese Schicht zusammengestellt werden. Wichtig ist, dass immer ein Teamleiter (oder auch eine Teamleiterin) dabei ist. Wenn das nicht erfüllt ist, kann der Einsatz nicht stattfinden. Der Teamleiter muss in der rechten Spalte nochmal extra angeklickt werden, woraufhin der Haken dunkelblau wird.

Am linken oberen Rand zeigt das Feld "Hinweise" an, ob alle nötigen Voraussetzungen bei der Planung erfüllt wurden. Die Tragweite reicht von schlichter Information über Warnungen bis hin zu Fehlern, die verhindern würden, dass der Plan veröffentlicht wird. Der Schweregrad der Hinweise kann in den Einstellungen reguliert werden.

Falls ein Einsatz nicht zustande kommen kann, weil z.B. kein Teamleiter verfügbar ist, kann der Planer ihn deaktivieren durch das Feld rechts oben: "alle Zuteilungen entfernen".

Wenn der Einsatz fertig geplant und das Team komplett ist, kehrt er wieder zurück in die Wochenplanung. Sobald der Planer auf das Feld: "als geplant markieren" drückt, verfärbt sich die Schicht blau. Nach diesem Modus wird jetzt jede einzelne Schicht der ganzen Woche geplant.

Falls in einer Schicht Einsätze auf verschiedenen Routen stattfinden sollen, müssen auch diese einzeln geplant werden.

Erst wenn jede Schicht zur Zufriedenheit geplant wurde und alle Schichten blau sind, können die Zuteilungen veröffentlicht werden. Rechts oben im Kontextmenü findet ihr das Feld: "Wochenzuteilung veröffentlichen"

Falls eine Schicht vergessen wurde, kommt jetzt nochmal eine Fehlermeldung, sodass die nötigen Änderungen vorgenommen werden können.

Für den Fall, dass für eine Schicht kein Einsatz zustande kam, muss sie trotzdem als geplant markiert werden und blau sein. Andernfalls verhindert dies die Veröffentlichung.

Sobald ihr die Wochenzuteilung veröffentlicht habt, werden alle Verkündiger die sich mindestens einmal beworben haben per E-Mail benachrichtigt. Damit ist die Arbeit des Planers beendet und zur Belohnung werden alle Schichten in der Wochenplanung grün.

Wir wechseln ein letztes Mal auf die Seite des Verkündigers. Er hat seine E-Mail mit folgenden Informationen bekommen: wann und wo er eingeteilt wurde, aber auch bei welchen Bewerbungen er nicht berücksicht wurde.

Dass er vom Planer einem Einsatz zugeteilt wurde, erkennt er im Kalender daran, dass die jeweilige Schicht komplett grün gefärbt ist. Falls er es vorher so eingestellt hat, erscheinen seine Einsätze auch in seinem persönlichen Kalender.

Ab jetzt kann er seine Bewerbung nicht mehr durch einen einfachen Knopfdruck zurückziehen. Für den Fall, dass er nicht zu seinem Einsatz kommen kann, bleibt ihm nichts anderes übrig als persönlich Kontakt zum Planer aufzunehmen.